*将每份入库单所列的到货原始资料和凭证、验收资料及相关问题处理的资料、凭证出、入库及存储期相关记录和资料等分别装订成册建立档案，由各库区保管员统一保管。

　　*档案要统一编号，以便查阅。

　　*档案部门保管期为一年，到期交由管理部统一存档。

　　*电子计算机仓储管理系统，要设立档案管理子系统，以辅助档案管理工作。

　　三、出库管理制度:

　　货物出库应遵循“先进先出、推陈储新”的原则。

　　出库单内容包括：收货单位、日期、货物入库时的批号、品名、规格型号、数量、仓管员签字等。

　　1、 出库程序及作业方法

　　仓库一切货物的对外发放，一律凭有关人员签章的“申请单”或“出货通知单”由相关人员办理出库手续。

　　1) 复核

　　复核的内容：

　　*对出库单，应核对数量、规格品种与库存是否有出入。

　　*检查包装的完好性，凡包装破损未经修复加固一律不准出库，无论是否仓库原因导致的破损，均应修复。地唛标志应清楚、完好。

　　经复核确认无误后，即可允许放行出库。

　　2) 放行

　　根据货物实发情况，仓管员开具出门证，交提货或发运人员作为出门交门卫放行的依据。门卫必须接到签发的出门证才可放行。

　　3) 登账

　　登录货物保管明细帐，无论用计算机或手工生成，都应详细反映仓库货物进、出、结存的准确情况。主要内容有：

　　物品编号、出库日期、品名规格、数量、收入、支出等。

　　登录或消除保管账必须以正式收发凭证为依据。账目不得任意涂改。

　　账目应做到：

　　*实记录入、出、结存数，账物相符;

　　*笔笔有结算，日清月结，不做假账;

　　*手续健全，账页清楚，数据准确;

　　*坚持会计记账规则，严格遵守;

　　*出现问题，经处理后，账面要明确反映，并如实说明。

　　4) 建档

　　参照入库管理制度的相关建档条例。

　　四、贮存:

　　1. 堆码

　　1) 堆码原则

　　*保证货物不变形,且能确保人员、货物及设备的作业安全。

　　*方便管理人员收发、盘点和维护，便于装卸搬运作业。

　　*便于信息系统管理,充分提高作业效率和仓储利用率.

　　2) 码垛要求

　　*轻启轻放,大不压小,重不压轻。标志直观清晰，标签朝外。

　　*四角落实，整齐稳当。

　　*通道宽度适当,方便作业。

　　*对不同品种、规格型号、批次及不同生产企业的货物要分开堆码。码垛间距为10公分。为保证“先进先出”的方便,要按进货先后的顺序堆码。

　　*袋装货物定型码垛,重心应倾向垛内;纸箱包装和桶装货物箱口应向上;破包货物要另行堆放。

　　*堆码的货物必须是验收完毕,允许入库的;应包装完好，标志清楚。

　　3) 堆码方法

　　堆码作业依靠叉车等设备与人工相结合，并按照贮存要求进行动作。

　　*对袋装货物，可采用方便于计量的 “五五化”堆码法,便于过目成数、整齐、方便盘点和出库。

　　*对规格品种繁多的小件物品和零件，如轴承、电子产品及各类配件等，应采用货架式堆码法。存放时要分清品种、规格、型号等，同类货物应尽量存放在相同的货架，便于存取。

　　*托盘式堆码法：根据货物的包装情况，及仓库的存重压力进行运作。

　　4) 垫垛

　　垫垛的目的在于隔潮，应根据货物性能和气候条件来确定。垫垛材料可采用油毡、垫板等，木料作垫料时要经过防潮、防虫处理。

　　5) 苫盖

　　为了防止货物受潮，可采用苫盖的形式。苫盖后的货垛应稳固、严密、不渗漏雨雪。可供用雨布、油毡、帆布等，就货物堆码外形，把苫盖物直接敷盖在货物上面。

　　2. 防护

　　1) 仓库温湿度控制法

　　*通风

　　利用库内外空气温度不同而形成的气压差,使库内外空气形成对流,来达到调节库内湿度的目的。通风时应开启背风面上部的窗户，并打开库门，以促进库内空气的完全循环。仓管员可根据实际情况，确定通风时间长短和通风时开启门窗的数目。在有风的日子，借风的压力更能加速空气对流，但风力不能过大(风力超过5级灰尘较多)。